Học Excel – Bài 33: Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel – Làm chủ Excel ngay hôm nay

Chia sẻ workbook với người khác ngay trong Microsoft Excel. Bạn có thể cho phép họ chỉnh sửa workbook hoặc chỉ xem nó.

Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel với người khác

Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel cho Windows

1. Chọn Share.
2. Chọn quyền rồi nhấn Apply.
3. Thêm người.
4. Nhập thông báo nếu muốn.
5. Chọn Send.

Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel cho macOS

Chỉ cần 3 bước để chia sẻ một workbook

Bước 1: Upload workbook

Sử dụng một trình duyệt web, upload hoặc tạo một workbook mới trên OneDrive, OneDrive cho Business hoặc thư viện SharePoint Online.

Bước 2: Chia sẻ nó

1. Nếu đã upload file, click tên tên file để mở nó. Workbook này sẽ mở trong một tab mới trên trình duyệt web.
2. Click nút Edit in Excel. Nếu không có nút bấm này, click Edit in Browser > Edit in Excel sau khi tải lại trang.
3. Click Open Microsoft Excel.
4. Khi file mở trong chương trình Excel, bạn có thể thấy thanh màu vàng báo file đang ở trong trình xem được bảo vệ – Protected View. Click Enable Editing nếu muốn chỉnh sửa nó.
5. Click Share ở góc phải phía trên cùng.
6. Click Invite People. Rồi nhập địa chỉ email, phân tách từng email bằng dấu chấm phẩy. Đảm bảo cũng chọn Can Edit. Khi hoàn tất, click nút Share.

Mẹo: Nếu muốn tự gửi liên kết, click Share ở góc phải phía trên, rồi nhấn Copy Link > View and Edit.

7. Nếu đã click nút Share ở bước trước đó, các thông báo qua email sẽ được gửi tới từng người. Chúng sẽ được gửi từ địa chỉ email của bạn. Bạn cũng sẽ nhận được một bản sao của chúng.

Bước 3: Người khác có thể mở nó

Nếu đã click nút Share, mọi người sẽ nhận được một tin nhắn qua email mời họ mở file đó. Họ có thể click vào link để mở workbook. Một trình duyệt web mở ra, workbook sẽ mở trong Excel Online. Nếu muốn chỉnh sửa nó trong trình duyệt web, họ có thể click Edit Workbook > Edit in Browser. Nếu muốn mở nó trong app Excel, click Edit Workbook > Edit in Excel.

Mẹo: Nếu đang dùng phiên bản mới nhất của Excel 2016 dành cho người dùng đăng ký Microsoft 365, họ có thể mở file trực tiếp trong app Excel. Họ có thể click File > Open… > Shared, và chọn một file được chia sẻ bởi người khác.

Nhiều người có thể chỉnh sửa workbook cùng lúc. Tính năng này được gọi là Co-authoring. Tuy nhiên, mọi người cần một phiên bản app Excel hỗ trợ cộng tác, bao gồm Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile, Excel 2016 cho người dùng đăng ký Microsoft 365. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể click Edit Workbook > Edit in Browser để sửa file trong Excel cho web.

Bình luận và ghi chú trong workbook của Microsoft Excel

Microsoft 365

Excel Microsoft 365 đã thay đổi cách bình luận. Bình luận giờ được chuyển thành chuỗi và cho phép bạn thảo luận với người khác về dữ liệu đó. Dùng Notes để tạo ghi chú và chú thích cho dữ liệu. Nó tương tự như bình luận được dùng ở phiên bản Exel cũ hơn.

Comments

Bình luận có box Reply. Khi ai đó phải hồi, bạn có thể thấy một số bình luận được kết nối với nau, hiện hội thoại ảo trong workbook. Nếu cần thảo luận dữ liệu với người khác, hãy dùng chức năng Comments.

Thêm một bình luận

1. Click chuột phải vào một ô, rồi nhấn New Comment.
2. Trong box bình luận, nhập nội dung bạn muốn. Bạn cũng có thể @tên người muốn nhắc tới.
3. Chuyển con trỏ ra khỏi ô. Bình luận biến mất nhưng một chỉ báo bình luận màu tím vẫn hiện. Để thấy lại bình luận đó, trỏ chuột qua ô.

Xem lại bình luận

• Chọn tab Review > click Previous Comment hoặc Next Comment để thấy từng bình luận trong chuỗi.

Hiện/ẩn toàn bộ bình luận cùng lúc

• Chọn Review > click Show Comments. Một bảng tác vụ Comments mới sẽ hiện ở bên phải. Bạn sẽ thấy toàn bộ bình luận theo thứ tự.

Xóa một bình luận

• Click More thread actions (…) ở góc bên phải phía trên của bình luận, và chọn Delete thread.

Xử lý một chuỗi

Click More thread actions (…) trong góc tay phải phía trên của bình luận và chọn Resolve thread.

Notes

Notes (từng được gọi là Comments ở Excel bản cũ) không có box Reply. Notes chỉ được dùng để thêm chú thích hoặc lời nhắc trong ô. Nếu không cần thảo luận về dữ liệu, hãy dùng Notes.

Thêm ghi chú

1. Click chuột phải vào một ô > New Note.
2. Trong box Note, nhập ghi chú.
3. Click bên ngoài vùng ghi chú. Box Note sẽ biến mất nhưng bạn sẽ thấy một chỉ báo màu đỏ của nó. Để thấy lại ghi chú, trỏ chuột vào ô đó.

See also  Mẹo hữu ích giúp nâng cao kỹ năng Excel - Làm chủ Excel ngay hôm nay

Lưu ý: Để định dạng một chú giải, chọn text bạn muốn thay đổi, click chuột phải vào ghi chú đó và chọn Format Comment.

Xem lại ghi chú

• Chọn Revview > Notes và click Previous Note hoặc Next Note để thấy từng ghi chú theo chuỗi.

Hiện/Ẩn toàn bộ ghi chú một lúc

• Chọn tab Review > Notes > Show All Notes. Thao tác này sẽ bật/tắt ghi chú.

Di chuyển một ghi chú

• Click đường viền của ghi chú, rồi kéo nó.

Chỉnh lại kích thước ghi chú

• Click đường viền của ghi chú, rồi kéo một trong số các thanh chỉn kích thước ở bên cạnh.

Xóa một ghi chú

• Click đường viền của ghi chú và nhấn Delete.

Chuyển đổi bình luận

Nếu muốn dùng bình luận theo luồng trong ghi chú hiện tại, chọn Review > Notes > Convert to Comments.

Office 2010 -2019

Bình luận giống như “giấy nhớ” cho các ô, bạn có thể dùng chúng để thêm chú thích hoặc lời nhắc cho dữ liệu. Khi có bình luận trong ô, một chỉ báo sẽ xuất hiện ở bên góc ô đó. Bạn chỉ cần trỏ chuột vào ô đó, bình luận sẽ hiện ra.

(Còn tiếp)